 | ||
|
Переход на главную | Навигация: -» по названию книги -» по фамилии автора -» по жанрам и рубрикам | ||
|
Рубрика: для дома и семьи
Гост Эмили - Этикет БАЛЫ И ТАНЦЫ Страница: [1] ЭЛЕКТРОННЫЕ СРЕДСТВА СВЯЗИ Независимо от того, посылаете ли вы информацию, записанную на аудио- или видеопленке, отправляете ли письмо по факсу или электронной почте, корреспонденция ваша должна соответствовать всем правилам и нормам, распространяющимся на светские или деловые послания. Текст такого рода писем ни в коем случае не должен быть личным, чтобы вы не оказались в неловком положении в том случае, если ваше послание окажется в чужих ру- ках. Письмо следует писать аккуратно, разборчиво и корректно, а если вы посылаете аудиозапись - качество ее звучания не должно вызывать нарека- ний. Аудио- и видеокассеты в качестве писем Аудио- и видеокассеты - один из самых привлекательных видов посланий не только для бабушек и дедушек, живущих далеко от вас, но и для других ваших родственников и друзей, с которыми вы редко встречаетесь. Голос или образ любимого человека создают явственное ощущение личного общения, которого нельзя добиться при помощи обычного письма. Разумеется, важно сначала выяснить, есть ли у ваших адресатов соответствующая аппаратура для прослушивания аудиокассет или для просмотра видеофильмов. Видеокассеты, используемые в деловых целях, помогут сэкономить время и представить передаваемую информацию более ясно и наглядно. Они не должны сопровождаться личными комментариями или фоновой музыкой, что только мешает и отвлекает получателя. Если вы предлагаете светящуюся вы- веску на фасад здания, а члены совета, к примеру, не имеют возможности съездить и посмотреть, как выглядит такая же вывеска, уже установленная на одном из зданий, видеофильм с запечатленным во всех ракурсах фасадом послужит прекрасным дополнением к вашему предложению. Видеозапись может сопровождаться вашими комментариями по поводу угла съемки объекта или места расположения вывески, однако во время съемки не стоит рассказывать анекдоты или снимать фильм из окна автомобиля с включенным на полную мощность радиоприемником. Факсимильные аппараты Благодаря факсу стало возможным посылать письменные сообщения в счи- танные минуты. При правильном использовании факсовый аппарат служит ве- ликолепным средством отправки корреспонденции, которая ранее направля- лась по почте, с максимальной задержкой в один день. Однако не следует забывать, что факс - это сложное техническое устройство, которое не тер- пит неумелого обращения ни в домашних условиях, ни на работе. Некоторые имеют факсы дома, что делает такой способ общения более личностным. Од- нако в основном факсимильные аппараты устанавливаются в офисах, и пос- ланное по факсу сообщение может прочитать каждый, кто умеет работать с этим устройством. Даже пометка "конфиденциально" не поможет сделать ваш документ секретным, если только получатель в момент передачи сообщения не стоит рядом с аппаратом и сам не принимает послание. Следовательно, факсовое сообщение должно отправляться строго по наз- начению, не содержать секретных материалов, быть кратким и корректным. Это средство связи нельзя назвать дешевым, поэтому нужно следить, чтобы факсимильный аппарат компании не использовался в личных целях. Даже если стоимость передачи сообщения оплачивает отправитель, получатель все рав- но несет расходы на факсовую бумагу. Большинство современных факси- мильных аппаратов снабжено автоматической электронной системой, предос- тавляющей список телефонных номеров, на которые передавалось сообщение. Опасение разоблачения сотрудника, решившего послать по факсу сообщение частного характера, естественно, не должно быть причиной, удерживающей его от такого шага. Однако существование этой автоматической системы контроля порой служит дополнительным предостережением от использования факсимильных аппаратов в личных целях, подкрепляя честность каждого из сотрудников. Факс не заменяет другие средства связи. Откладывать, к примеру, на последний момент отправку приглашения, а затем посылать его по факсу - недопустимо. Не принято отправлять по факсу отчеты и другие служебные материалы, если в них нет срочной необходимости. Кроме того, вы вынудите получателя нести дополнительные расходы, особенно в том случае, если за- держка передачи информации произошла по вашей вине. К тому же, как про- фессионал вы только проиграете, представив запоздалый отчет на факсовой бумаге, вместо того чтобы отправить информацию вовремя в привычной для вас форме. И поскольку факс - это не личное средство общения, его не следует использовать для частных приглашений или сообщений. На первой странице каждого сообщения, передаваемого по факсу, должен быть указан номер телефона и/или факса отправителя, имя получателя и ко- личество отсылаемых страниц, дабы адресат был уверен в том, что получил весь материал. Посылая факс сотруднику какойлибо корпорации, важно ука- зать полное имя, звание и должность получателя, чтобы сообщение было доставлено точно по назначению. Электронная почта Электронная почта - еще один способ моментальной передачи информации. Пользуясь этим средством связи для пересылки вашего сообщения, вы тоже должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не пред- назначенной для чужих глаз. Даже точно указывая имя конкретного получа- теля или группы лиц, которым адресовано сообщение, отправленное по электронной почте, отправитель не может быть уверен в том, что послание будет получено ими конфиденциально. Электронную почту не следует ис- пользовать для передачи несущественной информации, поскольку компьютер- ное время оплачивается получателем. Сообщения, отправляемые по электронной почте, должны максимально со- ответствовать форме печатных документов, быть краткими и профессионально составленными. ФОРМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Бумага для делового письма Выбирать фирменную бумагу необходимо особенно тщательно, поскольку впечатление, которое она создает, может иметь достаточно большое значе- ние. Следует отдавать предпочтение бумаге привлекательной, хорошего ка- чества, и выглядящей немного консервативно, чтобы у получателя послания сложилось мнение, что и фирма, откуда отправлено это письмо, обладает такими же качествами. Самая подходящая бумага для фирменных бланков - одинарные белые или слегка тонированные листы, размером примерно восемь на десять дюймов. Такой лист помещается в стандартную папку, а сложенный втрое входит в обычный конверт для деловой корреспонденции. Если бланки используются многими сотрудниками компании, сверху на них должно быть указано название фирмы, ее адрес и номер телефона. Коль ско- ро компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следу- ет поместить в шапку бланка. Многие крупные компании заказывают специальные бланки для ответствен- ных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тисне- ным шрифтом указывается в левом верхнем углу бланка компании. В этом случае секретарю не следует печатать должность руководителя после его или ее подписи. Кроме общих бланков компании, ее руководящие сотрудники - и мужчины, и женщины - обычно заказывают собственные бланки для деловой переписки. На них тисненым шрифтом набраны название и адрес компании, а также имя сотрудника без обращения, если только он или она не имеют ученой степе- ни, воинского звания и т.д. В случае необходимости секретарь может ука- зать должность руководителя под напечатанным именем после личной подпи- си. На бланке перед женским именем обращение не ставится, на конверте же его следует указать, приписав "мисс", "миссис" или "Ms.". При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне конверта. Содержание делового послания Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступле- ния, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении су- ти проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь. Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего письма. Адрес получателя В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно так же, как и на конверте. 7 июня 1992 г. Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон и К°. 20, Бродвей Нью-Йорк, Нью-Йорк, 10027 Дорогой М-р Джонсон, Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если да- ту, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края. Обращение В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим", то и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим". Коль скоро он остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании к нему следует обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс". Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Ког- да же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так: "Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть". Ответ мистера Ньютона поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: сло- ва "Дорогая Шерил" укажут на то, что он не возражает против менее фор- мальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое сло- вами "Дорогая миссис Питере", даст вам понять, что он хотел бы сохранить более официальные отношения. Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, сле- дует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот чело- век, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу коррес- понденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возник- нут сложности, можно просто написать: "Уважаемый господин (либо госпо- жа)," или же обратиться к человеку, указав его должность: "Уважаемый господин издатель". Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень гро- моздко, например: "Уважаемый господин начальник отдела жалоб". В этом случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу, кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его тексту: Бартон Бизнес Туле 3323, Третья Авеню Нью Йорк, Нью Йорк, 10017 В ответ на заказ N 6345, каталог 55 30 сентября с. г. наша компания дала заказ, упомянутый выше, однако вплоть до сегодняшнего дня... и т.д. Такая форма письма наименее предпочтительна, однако она позволяет найти выход из положения отправителю в том случае, если имя адресата не известно. В деловом письме после обращения ставят двоеточие, в отличие от запя- той, которой принято отделять обращение от текста самого послания в лич- ном письме. Концовка делового письма Завершать деловое письмо следует словами: "Искренне Ваш" или: "Пре- данный Вам", а также "С уважением" или: "С наилучшими пожеланиями", что тоже вполне корректно. Словами "С уважением" может заканчиваться письмо от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофи- циальное деловое письмо обычно завершают словом "Ваш" перед подписью. Подпись под деловым письмом Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени, какую вы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились к своему адресату, назвав его: "Дорогой Джим", подписаться вам следует: "Элис". Когда же вы обращаетесь к нему: "Дорогой мистер Вэллейс", подпи- шитесь полным именем: "Элис Симмонс". Никогда не подписывайтесь, ставя лишь обращение и фамилию, например: "Мисс Симмонс" или "Миссис Адаме". В любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компа- нии, ваша секретарша или вы сами - когда вам приходится печатать свое послание самостоятельно - должны следовать установленным правилам, ука- зывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать назва- ние вашей компании, например: Искренне ваша, Элис Симмонс |
||